ORYANTASYON & TAKIM OLABİLME

Oryantasyon deyince akla ilk, insan kaynakları departmanı görevlerinden biri geliyor olabilir. Biz bu yazımızda, insan kaynakları departmanının gerçekleştirdiği oryantasyon (uyum) sürecinden değil; işe, takıma yeni giren birinin takıma uyum sağlayabilmesi için bir yöneticiye düşen görevlerinden bahsediyor olacağız.

Oryantasyon, işe alım sürecinin bir parçasıdır ve önceden planlanması gereken bir alt süreçtir. Takıma yeni biri geldiğinde, kişinin hangi işi kiminle yapacağı düşünülmeden önce kişiye hangi tanıtımları kim, ne zaman, nasıl vereceği planlanmalıdır. İnsan kaynaklarının yapacağı oryantasyon süreci; genel şirket tanıtımı, haklar, kurallar ve kişiye insanlarla tanıştırma gibi sorumluluklarla sınırlı kalırken; kişinin yöneticisine düşen çok daha fazla sorumluluklar vardır. Bir yöneticinin oryantasyon sürecini iyi organize etmesi ve iyi yönetmesi beklenirken, baş rolde kendisinin alması çok iyi sonuçlar getirir. Oryantasyon sürecinde takımdaki farklı kişilere farklı ama doğru görevler de vermek, takım ruhunu ve birlikteliği artırıcı etkenlerdendir.

Samimi bir “Hoş geldin!”

Adayla görüşmeniz olumlu sonuçlandı ve işe başlama günü geldi çattı. Artık ekibinizde bir çalışanınız daha var. O gün muhakkak ofiste olun ve kişiyi içten bir “Hoş Geldin” ile karşılayın. Böbürlenmeyen samimi bir karşılama, kişinin daha ilk günden size ve şirketinize ısınmasını; ilk gününü daha az tedirgin geçirmesini sağlayacaktır. Ertesi gün, sakın değişmeyin, aynı sıcaklığı sürdürün ve ekibinizdeki diğer arkadaşlarınızdan da bunu rica edin. Saygı ve sevgi beklemenin ilk kuralı; saygı ve sevgi göstermektir.

Eğer ekibinizde birden fazla kişi var ise, hemen bir ekip toplantısı düzenleyin. Herkesin kendisini tanıtmasını isteyin ve siz de kendinizi tekrar tanıtın. Varsa aileniz ve çocuklarınızdan da bahsetmeyi unutmayın.  Yeni gelen kişinin de diğer kişilere kendisinden bahsetmesini rica edin. İyi bir şirket, birbirini iyi tanıyan ve kendi içinde uyumlu çalışan ekiplerden oluşur.

Şirketin Tarihçesi ve Vizyonu

Bir yönetici olarak, yeni çalışanınıza ilk olarak vermeniz gereken bilgi, şirketin tarihçesi olsun. Kişi, işe girerken kulaktan dolma bilgiler almış olacaktır ama bunu yöneticisinden duymak daha farklı bir algı yaratır. Bir yöneticinin şirket tarihçesini ve şirketin kuruluş amacını, vizyonunu anlatması çalışanlar için daha etkilidir. Çalıştığı şirketin vizyonunu bilen ve aynı hedefe koşan çalışanlarla başarı kaçınılmazdır. Bu sebeple, çalıştığı departmanda yapacağı işlerden önce, şirketçe nereye koşulduğunu bilmek, yapılacak işin yapılma sebebini daha iyi kavrama şansı verir insana. Hatta o hedefin bir parçası olarak kendini gören kişi, ortak amaca yönelik yeni alt hedefler oluşturulmasına da katkı sağlar.

Vizyonu bilen ve daha ilk günlerden hisseden kişilerin şirketlerine olan aidiyetliğinin daha fazla olacağını unutmayın ve ilk olarak şirketinizi detaylı tanıtarak ne için orada olduğunuzu anlatın.

Organizasyon Şeması

Şirketlerde organizasyon şemaları oluşturulur ve sadece değiştikçe yayınlanır. Sonrasında dijital ya da kağıt ortamda birileri ihtiyaç duyduğunda bakılması beklenir. Organizasyon şeması bir kağıt parçası değildir, gerçeği yansıtmıyorsa ve ekibe iyi anlatılamıyorsa yapılmış olmasındansa hiç yapılmamış olması daha faydalı dahi olabilir.

Ekibinize şirketinizin vizyonunu anlatır anlatmaz, ilk olarak şirketin genel organizasyon şemasını anlatın. Çoğu ekip yöneticisi sadece kendi departmanındaki organizasyonundan bahseder. Organizasyon şemaları en tepeden, en alt seviyeye kadar iletişim içinde olunacak kişi isim ve departmanlarını da içerecek şekilde yeni kişiye iyi aktarılmalıdır. Kişi böylelikle, şirketini başta daha iyi tanıma ve kişiler hakkında önceden daha çok bilgi sahibi olma fırsatı yakalayacaktır. Hangi işi kiminle yapacağını başta biliyor olması; çalışana daha fazla aidiyet ve güven sağlayacaktır.

Organizasyon şemasını çalışanın eline basıp vermeyin, tahtada ya da kağıtta, vurgu yapmak istediğiniz bölüm ve isimleriyle anlatın, yazın veya not etmesini isteyin. Oryantasyonun bir parçasının organizasyon şemasının anlatılması gereken bir madde olduğunu unutmayın ve o an başka bir işiniz olsa dahi bu anlatıyı siz yapın, bu işi başka bir kişiye delege etmeyin.

Görev ve Sorumluluklar

İş görüşmesi sırasında görev ve sorumluluklardan bahsetmişsinizdir. Eğer yazılı olarak varsa ve insan kaynakları departmanı vermemişse, çalışana görev ve sorumluluklarını verin. Yazılı olarak yoksa tekrar anlatın. Ekipçe yapmak istediklerinizden, hedeflerinizden ve beklentilerinizden bahsedin.

İş Aktarımı

Ne kadar tecrübeli olursa olsun, bir kişinin her işte “yeni” olduğunu unutmayın. Yaptığınız işleri örnekleriyle aktarın. Kalabalık bir ekip iseniz, bu aktarım sırasında ekibinizdeki diğer kişilere de görev atayın. Her ekip üyesine aktarım için bir görev verin ve daha sonra aktarımların değerlendirilmesini talep edin. İş aktarımı ne kadar çok paylaşımlı olursa, departman hedeflerine de daha çabuk ulaşılacağını unutmayın.

Genelde yeni gelene hemen iş aktarımı yapılmaya başlanır. Lütfen bunu sonraya bırakın. Vizyonu henüz anlatamadıysanız, verdiğiniz eğitimler ne olursa olsun bireysel amaç olarak kalacak ve başarı gerçek şekilde hissederek yaşanmayacaktır.

Değerlendirme

Yeni takım arkadaşınızla birebir değerlendirme görüşmeleri yapın. İlk gün sonu; bir hafta sonrası, iki hafta sonrası izlenimlerini değerlendirmesini isteyin. Memnuniyetinizi ve iyleşme noktalarını paylaşmaya başlayın. Ekibinizi ve sizleri değerlendirmesini de isteyin ki dışarıdan nasıl göründüğünüzü öğrenme şansı yakalayın. Böylelikle belki sizin de kendinizde ve ekibinizde iyileştirilebilecek bir şeyleri görme imkânınız olacaktır. Sürekli iletişim halinde ve açık olmak, olası problemlerin önüne geçilmesini sağlayacaktır.

Eğer şirketinizde insan kaynakları departmanı var ise, insan kaynaklarının da kişiden değerlendirme yapmasını talep edin. Objektif dinleyebilme, çoğu zaman objektif görebilmeyi sağlar.

Sinerjiyi Sürdürün

Sinerji demek; “bir işi yapmak ve sonuçlandırmak için varılan ortak istek, güç” demektir. Aynı amaca koşabilmek için TOPLANIN! Toplantı yapmak, amaçları konuşmak ve birbirinden haberdar etmek demektir. Bireysel görüşmeler elbette yapılmalı ama ekipçe yapılan toplantıların sinerjiyi artırdığını; ekibe olan inancın güçlendiğini ve aidiatlığı artırdığını unutmayın. Toplanmak demek illaki bir masa başında olması gerekmez. Ekipçe hep birlikte kahvaltı yapın, birlikte yemek yiyin, birlikte gezin. Bu toplantıları mutlaka ekipçe yapın ve şirketiniz için yaptıklarınız ve yapacaklarınız hakkında birbirinizi bu toplantılar sırasında bilgilendirmeyi devam etmeyi unutmayın.

 

İyi bir takım olabilmenin birincil kuralı, gerçekten iyi bir oryantasyon sürecinden başlar. İyi bir yönetici iseniz oryantasyonu es geçmeyin. Yönetici değilseniz; iyi yöneticiniz var ise fakat henüz size oryantasyon yapılmadıysa yöneticinizi yargılamayın. Oryantasyon yapmanın önemini bilmiyor ve daha önce böyle bir süreçte bulunmamış olabilir. Bilgi her zaman değerlidir ve her kademeden insanda bilgiler paylaşılmalıdır. Yöneticinize oryantasyon sürecinin önemini aktarın ve takıma yeni biri gireceği zaman oryantasyon yapılmasına katkı sağlayın. Hatta sadece yöneticinize değil, varsa insan kaynakları departmanına da belirtin ki yöneticilerin görev ve sorumlulukları arasına yerleştirilsin bu süreç. Göreceksiniz ki her bir oryantasyon sonrası, ekibiniz daha keyifli ve daha güzel işler çıkaracaktır.

Aynı vizyonda ilerleyen, başarılı takımlar dileğiyle…

Projectslife.com

EFOR, SÜRE, STORY POINT

Bu yazımızda, özellikle yazılım dünyasında sık kullanılan; piyasada kullanımında biraz karışıklık yaşandığını düşündüğümüz efor, süre ve story point kavramlarından bahsedeceğiz. Kavramların daha iyi anlaşılabilmesi için yazılım dışında farklı örneklerden de faydalanacağız. Dolayısıyla, yazılım sektöründe olmasanız da bu kavramları gerçek hayatta kullanabileceksiniz…

Efor Nedir?

Eforu, zihince ve bedence ortaya konan emek olarak tanımlayabiliriz. Bir işin eforu demek, o işin tamamlanması için gerekli olan insan kaynağı miktarıdır. Efor kavramı adam/gün, adam/saat, bazen de adam/ay olarak birimlendirilebilir. Efor kişiden kişiye değişen bir kavramdır. Bir uzman bir iş için 8 Adam/saat efor harcarken, daha az tecrübeli biri için aynı işin bitirilmesi 16 adam/saat olabilir. Bu sebeple efor bildirilirken genelde kullanılacak kaynağın tipi ve birim fiyatı da belirtilir. Uzman bir programcı için 2 birim fiyat verilirken, yeni mezun biri için efor fiyatı daha düşük belirlenebilir. Efor belirtmenin amacı, o işi yapmak için başka herhangi hiçbir iş ile uğraşılmadan o işin bitirilmesi için gerekli insan kaynağıdır. Dolayısıyla efor tahmini yaparken, ya da gerçekleşen eforu bildirirken başka işler için harcanan kaynaklar hesaptan çıkarılmalıdır.

Süre Nedir?

Süre, bir işin bitirilmesi için gerekli zaman dilimidir. Süre ile efor çoğu kişinin aynı gibi kullandığı; aslında gerek sözlük anlamı, gerekse iş hayatında kullanılan anlamı ile tamamen farklı kavramlardır.

Düşünün ki, 100 m2 bir eviniz var ve boya yaptıracaksınız. İki ayrı firmadan fiyatları yaklaşık aynı rakam olan iki ayrı teklif alıyorsunuz. Biri 4 günde iş biter diyor, diğeri ise 10 gün sonra işi teslim edeceğini bildiriyor. Biri 4 günde teslim edecekken, diğeri neden 10 gün demiş olabilir?

4 günde evinizi boya tamamlanmış olarak teslim edecek olan acaba bu işte kaç kişi çalıştıracak? Bir kişiden fazla boyacı kullanıyor olabilir, ya da tek boyacı kullanacaktır ama bu sürede yarım bıraktığı başka bir iş yoktur. Her gün evinizde ful mesai harcayacak ve evi o şekilde bitirecek olabilir.

10 günde teslim edecek olan ise belki tek kişi çalışmayı planlıyor olabilir. Belki, bu sürede boya malzemelerini alacaktır, evin bir gün kuramasını bekleyecektir, bekleme süresi içinde başka bir evi de boyamaya devam edecek olabilir. Kullanacağı malzemeler biraz geç kuruyan malzeme olabilir. Evi ile sizin eviniz arasındaki mesafe uzun olabilir, her gün yolda geçireceği zaman biraz daha uzun olabileceği için evinizde çalışacağı zaman daha kısıtlı olabilir. Ya da “ben yavaş çalışırım, sakin çalışırım ama temiz iş çıkarırım” da diyor olabilir. Sonuçta ev bir şekilde boyanacak. Kısa sürede da bitebilir, uzun sürede de bitebilir. En nihayetinde, siz tekliflerden birine karar vereceksiniz ve sonuçta sizin eviniz, istediğiniz renge, istediğiniz şekilde boyanacak.

Bazen ne kadar istesek de süreyi kısaltayamayacağımız işler vardır. Örneğin tek bir oda boyayacağız. Yarım gün boyanın kuruması gerekiyor olabilir. O yarım günde aynı odayı tekrar boyama şansımız olmayacağından o evin boyama süresini kısaltma şansımız olmaz. Yazılım dünyasında bu konuyla ilgili örnek olarak hamile kadın esprisini duymuşsunuzdur belki de: “Bir çocuk dokuz ayda dünyaya gelir ama üç kadın üç ayda birleşip bir çocuk dünyaya getiremez”:) Kurumayan boyanın üzerine bir kat daha boya sürersek, boya kabaracak ve güzel bir iş yapamamış olduğumuzdan paramızı da alamayacağız. Daha fazla para kazanmak için, ancak bekleme sürelerinde farklı iş alternatifleri aramamız gerekecektir. Tabii bir anne adayı için böyle bir alternatif imkanı yoktur:)

Tekliflerde işin bitirilmesi için tahminlenen sürenin verilmesi önerilmekle beraber, fiyatlamada süre değil, harcanacak efor değerlendirilir. Daha kısa sürede bitirilmesi beklenen projelerde daha fazla efor (adam/gün, adam/saat vb.) kullanarak sürenin kısaltılması sağlanabilir. Bu da aslında eforun fiyatlanmasıdır. Hatta daha kısa süre ön görülen teklifler bazen daha pahalı da olabilmektedir. Hiçbir zaman süre için fiyat belirlememeliyiz, efor için fiyat belirlemeliyiz. Bir işte süre için fiyat belirlemek demek; başka müşterinin işini sarkıtıp, yeni müşterinin işini öne almamız demektir ki bu da asla yapılmaması gereken bir çözümdür. Müşterilerimize süre tahminlemesi yaparken mümkün olduğunca gerçekçi süreler ön görmeliyiz ve verdiğimiz sürelere uymaya çok özen göstermeliyiz. Eğer sürelerle ilgili bir sapma ön görülüyorsa, süre sonuna gelmeden müşteriyle gerekçelerini açık açık konuşmalıyız ve kalan süreyi çok iyi değerlendirmeliyiz. Verilen tahmini süreye uymamız, müşteri memnuniyeti açısından çok önemlidir.

Story Point:

Story Point özellikle Agile projelerde planlama yaparken, işin büyüklüğü için kullanılan bir terimdir. Hatta piyasada “SP” kısaltması ile kullanılıp, SQL veri tabanı objelerinden biri olan “Stored Prosedure”ün baş harfleri ile de karıştırılabilmektedir. Bunların yazılım sektörü terimleri olmaları dışında birbirleriyle hiçbir ilişkisi olmadığını gönül rahatlığıyla söyleyebiliriz:)

Story Point, bir işin zorluğunu, risklerini, bilinmezliğini, bağımlılıklarını, karmaşıklığını birlikte değerlendiren; yani toplam büyüklüğü ifade eden bir metriktir. Story Point tek başına bir efor tahmini değildir. Bunun yanında tek başına bir süre tahmini de değildir. Tek başına, kişilere, kişilerin tecrübesine ve yeteneklerine de bağlı bir metrik değildir.

Story point tahminleme, kesin bir tahminleme olmayıp, göreceli bir tahminlemedir. Bu sebeple, bir işe story point öngörüsü yaparken mümkün olduğunca o iş içinde rol olacak tüm kişilerden tahmin almakta fayda vardır. Bir kişi tarafından basit olarak nitelendirilen bir iş, başkası tarafından zor olarak nitelendirilebilir.

Story point puanlamasında farklı yöntemler uygulanabilir. Kullanılan puanlama yöntemlerinden biri de Poker oyunu oynanarak kullanılan Fibonacci dizisindeki puanlardır. Fibonacci dizisindeki rakamlar, her defasında sayının kendinden önceki iki sayı toplamını oluşturarak 0, 1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55,…şeklinde artan rakamlardan oluşmaktadır. Dizideki sayıların artış oranı, bir süre sonra %61 olarak sabit artmaktadır. Bu da göreceli tahminlemeyi kolaylaştırmaktadır.

Story point tahminlemesini ilk kez yapacak gruplarda yapılan tahminlemelerde, çok doğru puanlama yapılamaması normaldir. Bunun için uygulanan bir yöntem; referans bir iş belirleyerek o işe bir referans Story point atamaktır. Örneğin, bir ekrana combobox ( açılır liste kutusu) eklemek için bir puan belirlenir. Takım planlama toplantılarında, işe story point ataması yaparken de daha önce belirlenmiş story point puanlamasını referans alır. Story point ataması yapılırken her combobox eklemeye aynı story point verilmeyeceğine dikkat etmenizi özellikle belirtmek isteriz. Zira unutulmamalıdır ki, bazı ekranlar daha karmaşıktır ve eklenecek açılır liste kutusunun etkileyeceği kısımlar farklılıklar gösterebilir. Bu sebeple, işi yapacak analist, testçi ve diğer programcılardan dâhil ortak bir tahminleme yapması beklenir.

Bazen, tahminlemede verilen puanlar birbirinden çok farklılıklar gösterebilir. Bu durumda, verilen puanların ortalamasının alınması kesinlikle yanlıştır. Bunun yerine, farklı puanlama yapanlar arasında neden bu puanlamayı yaptıkları ve birbirlerini ikna etmeleri beklenir. Açıklamalar sonrasıaynı iş tekrar puanlanabilir. Önemli olan; herkesin konu hakkında aynı bilgiye sahip olması; en yakın, en doğru tahminlemeyi yapabilmektir. Tahminleme yapılırken süreç içinde bulunacak tüm kişilerden tahminleme almak, risk ve karmaşıklığı mümkün olduğuna daha gerçekçi görmeye ve daha iyi öngörüde bulunmaya sebep olacaktır. Örneğin bir işe 5 kişi aynı puanı verirken, aynı işe biri çok daha düşük bir puan vermiş olabilir. Nedeni araştırıldığında, o kişinin konu hakkında çok daha bilgi sahibi olduğu ve çok kısa bir yöntem ile o işi bitirebileceği hakkında bilgi veriyor olabilir.

Gelin, story pointi, güncel olaylardan bir örnekle zenginleştirelim: Diyelim ki 10 m2’lik bir duvar boyanacak. 10 m2’lik bir duvarın boyanması daha önce 2 Story point olarak belirlenmiş olsun. Fakat bu duvarın olduğu projede boyayı siz almayacaksınız ve hangi boyanın kullanılacağını bilmiyorsunuz. Hatta boya yapılacak mekan havanın sizin daha önce boya yaptığınız mekanlarda olmadığı kadar çok daha soğuk olan bir bölgede yapılacak. Boya yapılacak mekanda ısıtma sistemleri henüz yerleştirilmemiş. Şimdi, bu durumda 10 m2’lik o alanın 2 story point olma ihtimali sizce ne kadar gerçekçi? Bu yüzden o bölgede daha önce çalışmış başka kişilerden de bir tahminleme yapmanız, hatta belki de bu işi o kişilerle yapmanız daha doğru olacaktır değil mi? Çünkü bu işte biraz daha bilinmezlikler ve riskler olduğu açıktır.

Evet, efor, süre, story point her üçü de yazılım dünyasında çok yoğun kullanılan kavramlardır. Waterfall (Şelale) projelerde efor ve süre kavramları etkin olarak kullanılmaktadır. Agile (Çevik) projelerde ise süre ve efor tanımlarına neredeyse hiç yer verilmeyip, yapılacak işler story point ile ölçümlendirilir İşlerin ne zaman ya da hangi sürede tamamlanacağı ise planlama toplantılarında konu edilir.

İster waterfall olsun ister agile projeler olsun; waterfall projelerde gerçekleşen efor, süre; agile projelerde ise gerçekleşen story pointleri kayıt altına almak; tahminlenen ile gerçekleşeni karşılaştırmamızı ve sonraki işlerde daha doğru tahminleme yapmamızı sağlaycaktır. Bilindiği gibi bu da, işin sonunda bize fayda sağlayacak olan müşteri memnuniyetini artırmada faydalı olacaktır.

Doğru tahminlemeler dileğiyle,

Projectslife.com

 

INCIDENT (Olay) NEDİR?

Bilgi teknolojilerinde anlaşmalar belirli kurallar çerçevesinde yapılmalı ve sözleşmelerde SLA (Service Level Agreement / Hizmet Seviyesi Anlaşması) tam olarak tariflenmelidir. SLA’e konu olan “Incident” ve “Problem” tanımlarının detaylı bilinmesi; gerek hizmeti alan kuruluşun, gerekse hizmeti veren kişi ve kuruluşların hizmet kalitesini önemli ölçüde etkilemektedir.

Bu yazımızda, ITIL (Information Technology Infrastructure Library / Bilgi Teknolojisi Alyapı Kütüphanesi)  süreçlerinin bir parçası ve bilgi teknolojileri servis anlaşmalarında sıklıkla kullanılmakta olan “Incident” hakkında genel bilgi vermek istedik.

Incident Nedir?

Incident; IT (Bilgi Teknolojileri) hizmetlerinde plansız bir kesinti, hizmet kalitesinde azalma ya da IT hizmetlerinin sürekliliğini negatif etkileyen herhangi bir şey olarak ifade edebiliriz. Incident, kısaca “beklenmedik bir olay” olarak tanımlanabilir.

Herhangi bir kesinti olduğunda, kesintiyi bir an önce yok etmek ve hizmetin sürekliliğini sağlamak gerekir. Hizmette herhangi bir kesinti yok ise insidenttan söz edilemez.

Incident ile problem birbirine karıştırılmamalıdır. Incident, bildirildiği ya da tespit edildiği anda ilk müdahaleyi gerektirir. Problem, bir veya birden fazla incidenta sebep olan kök nedendir.

Incident Management (Olay Yönetimi), olayın/vakanın tanımlanması; ne olduğunun ve nasıl olduğunun iyi analiz edilebilmesi için gerekli bilgilerin toplanması; çözümün bir an önce uygulanmasıdır. Hatanın derhal giderilmesini ve normale dönmesini hedefler. Sorun yönetimi ise kalıcı çözüm bulmayı ve sorunun tekrarlanmamasını hedefler.

Incident en kısa sürede yönetilmelidir, sorun ise daha uzun sürede yönetilebilir. Düşünün ki bir ambulans şoförüsünüz ve yolda yaralı bir kişi gördünüz. Hemen ambulans içindeki ekip ile hastaya ilk müdahaleyi yapın ve yaşam fonksiyonları çalışır bir şekilde hastaneye yetiştirmeye çalışın. Hastanedeki süreç problem yönetimi olarak anılırken, ilk müdahale süreci incident mangement olarak örneklenebilir. Unutmayın ki ilk müdahaleyi yapan kişi o anda genel müdürden bile daha çok söz sahibidir ve tüm ekip müdahale eden kişiye tam destek vermelidir.

Kayıt Altına Alınmalıdır

Her bir incident kayıt altına alınmalıdır. İster e-posta ile, ister telefonla, isterse uygulama üzerinden bildirilsin, her bir incident kayıt altına alınmalıdır. Sistem izleme araçları  (System Monitoring Tools) aracılığıyla otomatik tespit edilen olaylar da kayıt altına alınmalıdır ve SLA seviyelerine göre çözüm işletilmelidir.

Öncelik Sırasına Göre Ayrıştırılmalıdır
  1. Yüksek Öncelikli: Çok sayıda kullanıcıyı veya müşteriyi etkiler, işi durdurur, hizmet sunumunu etkiler ve genellikle finansal etkilere sahiptir.
  2. Orta Öncelikli: Birkaç kullanıcıyı (veya grubu) etkiler ve bir dereceye kadar işleri kesintiye uğratır.
  3. Düşük Öncelikli: Tek kullanıcı üzerinde etkisi olan, ya da kullanıcıların işlerini durdurmayan, geçici çözümlerle etkisi giderilebilen olaylardır.

Öncelikler belirlenirken konunun aciliyeti ve etki alanı değerlendirilmelidir.

Statuler Tanımlanmalıdır ve İşletilmelidir

Incidentlarda şu statüler kullanılabilir: New(Yeni), Assigned (Atandı) , In Progress(Üzerinde Çalışılıyor), On-Hold(Beklemede), Resolved (Çözüldü), Closed (Kapandı).

“On-Hold” statüsünün doğru kullanılması çok önemlidir. Bu statü ancak olayı bildiren kişiden veya  üçüncü parti bir kuruluştan bir bilgi ya da çözüm bekleniyorsa kullanılmalıdır. On-Hold statüsünde geçen süre SLA hesaplamasından çıkarılmalıdır.

“Closed” statüsünü incidentı bildiren kişiden talep edilmesi daha uygundur. Çözümü gerçekleştirdikten sonra kapama işlmini siz yapayın. Genel olarak sözleşmenizde çözüm sonrası kapama için belirli bir süre belirleyin ve bu süre içinde kapanmayan incidentlar için müşterinizin bilgisi dahilinde otomatik kapanma prosedürünü tanımlayın ve uygulayın.

Kategorilere Ayırmayı Unutmayın

Her bir incident türüne, niteliklerine, SLA tanımına göre – alt yapı sorunu, yazıcı sorunu, ağ sorunu vb. – kategorize edilmelidir. Böylelikle, hangi ekibin ya da kişinin konuya müdahale edeceği daha hızlı belirlenir.

Teşhis ve Eskalasyon Önemli

Sorunu tam olarak anlayın en uygun çözümü hızlıca gerçeklemeye çalışın. Mümkünse geçici çözüm ile sorunun kapanmasını sağlayın. Eğer çözümü bilmiyorsanız eskalasyona başvurun.

İki çeşit eskalasyon yapabilirsiniz:

  1. Fonskiyonel Eskalasyon: Yatay eskalasyon olarak da bilinir. Eğer çözüm bilinmiyorsa hemen çözümü gerçekleştirebilecek takıma iletilmelidir.
  2. Hiyerarşik Eskalasyon: Eğer kritik bir konu ise, ilgili IT yöneticisine bilgi verilmelidir.

Ürün ya da hizmetler geliştirilirken unutulmamalıdır ki, maximum düzeyde verim sağlayacak, beklenmedik olayların minimize edilmiş alt yapılarının baştan tasarlanması çok önemlidir. Her bir düzeyde proje yönetiminin, kapsam analizinin, kabul aşamalarının doğru yapıldığı projelerde incident oluşma ihtimalleri daha az sayıda olacaktır. Proje Yönetimi aşamasında dahi, insident management süreçlerinin ve çözüm adımlarının belirlenmesi müşteri memnuniyetini olumlu yönde etkileyecektir.

Müşteri memnuniyetinin yüksek olduğu, az olaylı günler dileğiyle,

projectslife.com

Mobil Uygulamalarda Olmazsa Olmazlar

Teknolojinin gelişimiyle, insanların günlük hayatına giren yazılımların sayısı günden güne artmaktadır. Günlük ihtiyaç haline gelen akıllı cep telefonlarının yaygınlaşmasıyla, taşınırlığının kolaylığı sebebiyle tabletlerin tercih edilmesi sebebiyle, mobil uygulamalar, ilgisi olsun olmasın herkesin ilgi alanına girmektedir. Sektördeki bu hızlı değişim, yazılımcıları mobil uygulama geliştirmeye yönlendirmektedir.

Teknolojideki değişiklikler nedeniyle, kullanıcıların yazılımları tercih sebepleri de günden güne değişmektedir. Kullanıcılar masaüstü bilgisayar alışkanlıklarını sürdürmeye devam ederken, aynı tarz uygulamaları mobil cihazlarda kullandıklarında sıkıntı yaşamamayı beklerler Kullanıcılar, mobil uygulama kullanmaya başladıklarında, herhangi bir eğitim ihtiyacı da duymamalıdır. Kullanıcıların, mobil uygulamaları rahatlıkla kullanabilmeleri için yazılımcılara eskiye göre daha çok iş düşmektedir.

Peki, yazılımcılar mobil uygulama geliştirirken en çok nelere dikkat etmelidir?

Müşteriler, analistler veya ürün yöneticileri uygulamaları tariflerken; testçiler testlerini yaparken; uygulamanın kolay kullanıma ve kullanım deneyimine daha çok önem vermeye başlamıştır. Şüphesiz, her yazılımda dikkat edilmesi gereken birçok nokta vardır ve hepsini tek bir yazıda aktarabilmek, ciddi iddia gerektirir. Biz bu yazımızda, özellikle mobil dünyaya yeni başlayanlar ya da daha önceden mobil yazılım geliştirmiş fakat yazılımlarının çok tercih edilmediğini fark edenler için birkaç noktadan bahsedeceğiz. Sizlerin de zamanınızı çok almamak için, buyurun bunların bir kısmını birlikte inceleyelim:

Uygulama Simgesi

Uygulama mağazalarında kalabalığın arasından sıyrılabilecek, insanların kolayca tanıyabileceği, sade bir simge oluşturun. Simgeniz logonuzun renklerinden oluşması gerekmiyor. Simge içine markanızı eklemeyin. Simgeniz kolay anlaşılır ve tanınır olsun. Estetiğe önem verin.

Konfigürasyon

Uygulamanızın verimli çalışması kullanıcılar için çok önemlidir. Minimum konfigürasyonuzu belirleyin ve mobil uygulama mağazalarında bu bilgiye muhakkak yer verin. Aksi takdirde, kullanıcılar, -belki de- cihazlarına uygun olmayan bir ürünü mağazadan indirmeye çalışacak ve uygulamanız için olumsuz yorumlarda bulunacaklardır.

Hızlı Yükleme ve Performans

Uygulamanız hızlı yüklenmeli ve yüklendikten sonra her defasında hızlıca açılmalı. Mümkünse cihaz üzerinde yer kaplamaması için lokal veri içermemeli. Yavaş, geç açılan ve cihazlarda çok yer kaplayan uygulamalar, mobil cihazlardan ilk olarak silinen uygulamalardır. Uygulamanızı sürekli kontrol edin ve sürekli optimize edin.

Uygulama Mağazasındaki Tanıtım

Kullanıcılara, uygulama mağazasında tanıtıma yer vermek dışında, uygulamayı ilk çalıştırdıklarında da, uygulamanızı nasıl kullanacağı ile ilgili genel bir bilgi verip, uygulamanın özelliklerini tanıtın. Hatta bunu vidyo ile yapın.

Basitlik

Uygulamanızı piyasaya yeni sürecekseniz; uygulamanızın olmazsa olmaz minimum, temel özelliklerini, ihtiyaçlarını belirleyin ve bu geliştirmeler tamamlar tamamlamaz piyasaya sürün. Kullanıcılar için her şeyin hızlıca tamamlanabilmesi çok önemli. Kullanıcıların, 15 saniye gibi kısa sürede işlemi sonlandırabilecekleri basitlikte ekranlar ve süreçler tasarlayın.

Kullanılabilirlik

Uygulamanız ne kadar basit olursa olsun, basitlik kavramı kişiden kişiye değişebileceğini unutmayın. Yaygın kullanılan uygulamalara benzeyen uygulamalar kullanıcılara daha basit görünmektedir. Bu yüzden, uygulamanızın piyasada olduğu dönemde yaygın olan uygulamaları sürekli takip edin ve herkesin rahat kullanabileceği arayüzler geliştirin.

Kullanıcıların ekranlarda kaybolmaması için sayfalar arasında farklı renkler kullanabilirsiniz.

Düzenli Güncellemeler

Uygulamanızı sürekli geliştirin. İlk başta tüm fonksiyonları açmayın ki kullanıcılar uygulamanızı kullanmaya alışsın. Kullanıcı deneyimini sürekli takip edin, yeni özellikleri kullanım alışkanlığına göre yeniden dizayn edin.

Ürünün güncel tutulduğu izlenimini alan kullanıcılar, uygulamanıza daha çok güvenir. Ayrıca böylelikle, ürünü yükleyip, cihazlarında kurulu olduğunu unutan kullanıcılar için de iyi bir hatırlatma imkanı bulmuş olursunuz.

Uygulama İçi Simgeler ve Alanlar

Uygulama simgesi dışında, uygulama içindeki simgelere de dikkat edilmelidir. Kullanıcıların veri girişi yaparken, hata yapmalarını en aza indirmek için, butonlar arasında boşluk bırakın. Klavyeyi en az kullanacak uygulama geliştirmeye özen gösterin. Düğmeleri kolay erişilebilir olduğu yere yerleştirin. Kullanıcılarınız ekranı kullanırken zorluk çekmeyeceği tasarıma özen gösterin..

Mobil uygulama kullanımını etkileyen daha çok dikkat edilmesi gereken konular var elbet. İster siz kullanın, ister başkalarına kullandırın, tüm uygulamalarda müşteri memnuniyeti çok önemlidir. Yukarıda bahsettiğimiz maddelerle, kullanıcılara temelde bir kolaylık sağlamış ve müşteri memnuniyetini bir düzeye getirmiş olacaksınız.

Bu bahsettiklerimiz dışında; geri bildirim sistemleri, sıkça sorulan sorular, kullanıcı bazlı özelleştirmeler, uygulama bazlı özelleştirmeler gibi daha bir çok konular da uygulamanızın olmazsa olmaz özellikleri arasında yer alan konulardandır.

Tüm uygulamaların hedeflerine uygun sonuçlar elde etmesini dileğiyle, bir sonraki yazımıza kadar hoşçakalın..

https://projectslife.com

TAKIM GELİŞTİRME – FIRTINA DÖNEMİ

Başarılı projelerde proje yöneticisi etkin rol almaktadır. Projelerin başarılı ya da başarısız olması ise; sadece proje yöneticisine mal edilemez. Proje yöneticisi, projesinde iyi bir takım geliştirmekten sorumludur.  Unutulmamalı ki; proje yöneticisi, tek başına bir iş yapamaz. Projenin ve proje yöneticisinin başarılı olabilmesi için güzel bir takım çalışması gerekir.

Psikolog Bruce Tuckman, projeleri teslim edilene kadar; takım geliştirme aşamasını beş bölüme ayırmıştır ve aşamaları şu sırayla ele almıştır:

  • Oluşma(Forming)
  • Fırtına (Storming)
  • Düzen(Norming)
  • Çalışma(Performing)
  • Çözülme(Adjourning)

Tuckman’a göre, takım geliştirme aşamalarının en zorlusu “Fırtına(Storming)” aşamasıdır. Bu aşamayı rahatlıkla atlatan takımlar ise; bundan sonraki projelerinde de birlikte çalışma arzusunu yaşayacaktır.

Fırtına Aşaması Neden En Zorlu Aşamadır?

Takım gelliştirmede ilk aşama olan “Oluşum” sürecinde, proje ekipleri genellikle birbirine gayet nazik ve hoşgörülü davranmaktadırlar. Bu aşama bir oryantasyon süreci gibidir. Proje hedefleri konuşulur ve kişiler birbirleri hakkında genel bilgi sahibi olmaya başlarlar. Doğal olarak, henüz işin başında olunduğundan, proje ekipleri yaşadıkları değil; duyduklarından yola çıkarak, kişiler hakkında beklentilere bürünürler. Bu aşamada odak noktası insanlar ve ilişkilerdir.

Oluşum aşaması tamamlandıktan sonra; işe başlanmış; hedefler doğrultusunda işler yapılmaya başlamıştır. İşte tam bu aşamada, hedeflere uygun olarak ilerlenemediği durumlarla karşılaşılabilir. Bunların sebeplerinin çoğu, beklentilerin karşılanmamasından kaynaklanır. Oluşum aşamasında, kişilerden beklentiler gerçekleşmediğinde, ekip içi çatışmalar başlar ve hoşa gitmeyecek davranışlarla yüzleşilebilir.

Projede geride olunduğu hissedilen durumlarda; takım arkadaşları, proje yöneticileri ve diğer yöneticiler de sorgulanmaya başlanır. Bazen sorgulamalar sadece içsel yaşanır. Güven eksikliğinden yola çıkılarak, çözüm arayışına gidilmeyebilir de… Fırtına aşamasını,iletişim ile doğru atlatan takımlar, çoğunlukla projenin başarı yolunu bulan takımlardır.

Fırtına Aşamasını Atlatma Yöntemleri Neler Olabilir?

Elbette, ekiplerden ekiplere farklı çözüm yolları aranmalı ve bulunmalıdır. Hiçbir zaman, hiçbir konuda tek yöntem çalışmaz. Burada her ne kadar en büyük sorumluluk proje yöneticisinde görünse de proje takımının her bir bireyine ciddi görevler düşmektedir.

  • Öncelikle ilk dikkat edilmesini önereceğimiz konu: “Ekip üyelerine ön yargılı olmayın!”. Onları iyi dinleyin ve başkalarının etkisinde kalmadan tarafsız bir gözle izleyin. Şüphelendiğiniz konular var ise; şüphe duyduğunuz konular için ekip üyesi ile açık iletişim kurup, şüphenizi gidermek için kendisinden destek isteyin.
  • Beklentilerinizi yüksek tutmayın.
  • Hatalar karşısında anlayışlı olun, ama “bir sonrakinde tekrarlanmaması için daha iyi ne yapılabilir” sorusunu, çözüm odağıyla, birlikte sorgulayın.
  • Takımınıza ve yöneticinize güvenin. Güvensiz hissettiğiniz konularda zaman kaybetmeden ilgili kişiye probleminizi aktararak güveninizin tekrar sağlanması için yöntem arayın.
  • Başarı ya da başarısızlık tek kişiye ait olamaz. Takımınız ile iş birliği yapın, dürüst olun. Fikir alışverişinden çekinmeyin.

Fırtına aşamasını başarıyla aşamayan ekiplerde, projeler muhakkak sekteye uğrayacaktır. İlk olarak kurulan takımlarda, bu aşamanın yaşanması elbette normaldir. Önemli olan; bu aşamayı bilerek aşmak; bir yandan proje hedeflerini gerçekleştirirken, çözüm odaklı yaklaşımlarla başarıyı birlikte kucaklamaktır. Başarılı olmak demek; bir işin bir kaç kişiyle sorunlar hatırlanarek bitirilmesi değil; o işin zevkle, coşku ile, ekip ruhuyla, örnek takımlar çıkaracak şekilde tamamlanmasının zevkini yaşayarak başarılı olmak demektir.

Başarılı takımlar geliştirmeniz dileğiyle…

İrsaliye ve e-İrsaliye Nedir?

Bu yazımızda, ön muhasebe ve muhasebede çok kullanılan terimlerden birine yer vermek istedim. Çoğunuz zaten duymuşsunuzdur; duymadıysanız da çok yakında duymaya başlayacaksınız. Tıpkı e-fatura gibi e-irsaliye de iş hayatında kullanılmaya başlandı. Peki, nedir bu irsaliye kavramı? Buyrun, kısaca bir giriş yapalım:

İrsaliye, bir malın bir yerden alınıp başka bir yere taşındığını gösteren resmi evraktır. Mal, bulunduğu firmadan başka bir firmaya satış amacıyla taşınabileceği gibi, firmalar arası iade amacıyla da taşınabilir. İster satış yapılsın, ister ürün iade edilsin; taşımayı başlatan firma sevk irsaliyesi düzenlemek ve taşınan mal ile birlikte belgeyi karşı tarafa teslim etmek zorundadır.

İrsaliyenin düzenlenmesi için satış olması zorunluluğu yoktur. Firmalar, mallarını, kendi depoları arasında da transfer edebilirler. Depolar arası transferler de taşıma işlemi gerektirdiğinden, farklı depolar arasındaki taşımalarda da irsaliye düzenlenmesi gerekir. Özetle, bir malı bir yerden başka bir adrese taşıyorsanız irsaliye belgesi düzenlemek zorundasınız.

İrsaliye ile fatura tamamen farklı evraklardır. Faturalar, satıcısı ve alıcısı farklı olmak kaydıyla, satış amaçlı düzenlenen belgelerdir. Fatura üzerinde tutar bilgisi yer almak zorunda iken irsaliye üzerinde tutar zorunluluğu bulunmaz. Bir irsaliye üzerinde birden fazla ürün bilgisi yer alabilir. Her ürün satışının muhakkak bir irsaliyesi olmak zorunda olmakla beraber, özellikle ürün ile faturayı aynı anda teslim eden firmalar genelde irsaliyeli fatura düzenleyebilirler. İrsaliyeli faturalar; irsaliye ve faturayı ayrı ayrı düzenlemeye gerek kalmaksızın; aynı belge üzerinde her iki belge detaylarını da barındıran evraklardır.

İrsaliyenin olması için ortada bir mal olması beklenir. Bu yüzden hizmet satışlarında irsaliye düzenlenmez.

Bildiğiniz üzere, teknolojinin sağladığı verimlilik ve maliyet avantajları ile faturalar ve irsaliyeler artık elektronik belge olarak düzenlenebilmektedir ve bu belgeye e-irsaliye adı verilmektedir. e-İrsaliyeler, kağıt “sevk irsaliyesi” belgesi ile birebir aynı hukuki niteliklere sahip; elektronik ortamda üretilen ve işlenen belgelerdir. e-İrsaliyeler düzenlendiğinde, elektronik uygulama aracılığıyla alıcının GİB tarafında tanımlı e-posta adresine gönderilir.  Alıcı ise, malın ne kadarlık kısmının kabul ya da red ettiğine dair yanıtını, yine aynı uygulama üzerinden satıcıyla iletir.

e-Fatura günümüzde yaygın olarak kullanılmaya başlanmış olsa da e-irsaliye ülkemizde henüz yaygın olarak kullanılmamaktadır. E-İrsaliye, getirilen bazı zorunluluklarla, özellikle 2020 yılında daha yaygın olarak kullanıma başlayacaktır. e-İrsaliyede olması gereken zorunlu bilgiler şunlardır:

  • Düzenlenme tarihi ve belge numarası
  • Düzenleyenin adı/ soyadı, unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi numarası
  • Müşterinin adı/ soyadı; unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi numarası, işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi
  • Taşınan malın/malların nevi, miktarı
  • Fiili sevk tarihi ve saati
  • GİB tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod

19 Ekim 2019 tarihinde yayınlanan 30923 sayılı resmi gazetede, 509 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde, e-İrsaliye’ye geçiş zorunluluğu kapsamı, detaylı bir şekilde anlatılmıştır. Detayları incelemek için GİB’in sitesini ziyaret edebilirsiniz.

Eğer size ait bir firmanız veya depolarınız yoksa ve sadece bir tüketici iseniz; hayatınızda hiç bir şey değişmeyecek. Ürünleri şu anda nasıl teslim alıyorsanız aynı şekilde, satıcılar tarafından irsaliyeler size ulaşmaya devam edecek. Ürün iadeleri için zaten siz bir belge düzenlemiyorsunuz, ürünleri şu anda iade ettiğiniz şekilde iade etmeye devam edeceksiniz.

Sizden gelecek soru ve yorumlara göre, ilerleyen yazılarımda konu hakkında biraz daha detay bilgiye yer verebiliriz.

Sağlıklı günler dileğiyle…

Projeler ve Hale Etkisi

Proje yönetimi bilgi gerektiren bir meslektir. Özellikle yazılım sektöründe, bilgi denilince, ne yazık ki ilk akla gelen, projenin konusudur ya da iyi bir kodlama bilgisidir. İyi bir yazılımcı olmakla, o projede çok güzel kod yazılır. Eğer işinde uzman ve iyi kodlar üreten değerli programcınızı alır; o işin başına proje yöneticisi olarak getirirseniz, projeye 1-0 yenik başlarsınız.

Uluslararası düzeyde proje yönetimi yapan kuruluşlar, proje yöneticisini seçerken proje yönetimi konusunda bilgi sahibi olan kişileri projelere atarlar. Proje yöneticisi, yazılan ürünü bilmek zorunda değil, proje yönetimini çok iyi bilmek zorundadır.

Proje Yöneticileri işi yapan kişiler değildir ve olmamalıdır. Onlar birer orkestra şefidir. Orkestra şeflerinin ise projeyi doğru planlayıp, yürütebilmesi için çok iyi çekirdek ekiplere ihtiyaçları vardır. İyi programcılar bu çekirdek ekip içinde yer alırsa projelerin başarı ihtimali yükselir.

Uluslararası proje yönetimi yapan kuruluşlar, projeleri yönetmek için projelere profesyonel proje yöneticileri atarlar, teknik donanımlı kişileri ise projenin gerçekten ihtiyacı olan yerlerinde, doğru şekilde kullanırlar. Her teknik donanımlı kişinin hale etkisiyle yönetici olmasını; proje yöneticisi olmasını beklemezler.

En iyi teknik adamlarını, projelerde proje yöneticisi olarak atayan kuruluşlar ise hem proje yönetimini hem de teknik başarıyı riske atan kuruluşlardır. Elbette, eğer proje yöneticisi her detayı biliyorsa o projeler daha başarılı olur, fakat projelerin başarılı olması için teknik bilgi sahibi olmak yöneticilik bilgisinden sonraki sırada gelir.

Öncelik olarak yapılması gereken; hale etkisi ile proje yöneticisi atamak yerine, önce kişiye işin detaylarını aktarmak ve gerçekten hangi rolde olmak istediğini sormaktır. Proje yöneticisi olmak demek sadece bir unvan olarak görülmemeli zira, proje yöneticiliği artık günümüzde meslek olarak anılmaktadır. İyi bir proje yöneticisinden nasıl ki iyi bir teknik adam olmak beklenmiyorsa, iyi teknik adamlardan da iyi bir proje yöneticisi olması beklenmemelidir.

Projenin kaynaklarını doğru belirleyip, projenin başarı kriterleri başta belirlenmeli, projeler gerçek anlamda yönetilmelidir. Projelerin başarılı olabilmesi için; proje yöneticisi atayacağınız kişilere proje yönetim uzmanlığı olabilecekleri eğitimler verin, projedeki öncelikli işleri proje yönetimi olduğunu hatırlatın ve projeyi doğru kişilerle doğru rollerle, olması gerektiği gibi sonlandırın.

Başarılı projeleriniz olsun…

İş Hayatında Kendine İnanmak…

İş hayatına para kazanma amacıyla başlar çoğu insan. Üniversiteden mezun çoğu kişi için çok normaldir tabii ki ilk hedefin bu gibi görünmesi. Ama asıl olan para değil, inanarak işini yapmaktır. Önce kendine inanmalı insan, sonra işine ve etrafına.

Düşünün bir kere: Bir iş yapıyorsunuz ama sadece size verilen görevi yerine getiriyorsunuz. Ne kadar mutlu eder ki insanı, biri bir şey istediği için yapmak? Hatta hiç tanımadığınız, herhangi bir insan istiyor bunu ve siz de zorunlu olduğunuz için yapıyorsunuz. Doğrusu beni hiç bir zaman mutlu etmedi bu gibi şeyler. Ben inandığım, güvendiğim işe odaklandım hep. İnandığın işe odaklanman için, inandığın işte çalışacaksın önce. Para sonraki hedefin olacak ki, inandığında ve gerçek başarıyı yakaladığında, para ardından gelecektir zaten.

Önce para demeyin; getirdiği paraya değil, önce kendinize inanın. Hedefinizi belirleyin ve koşun. İnandıklarınızı paylaşın, aktarın. İnandıklarınızla fark yaratın. Para ise, inandıklarınızın arkasında sizi saklı bir şekilde bekliyor.

Haydi, bugün kendini tekrar dinle ve kendine inan. Ve gör, bak hayatında neler değişecek…