ORYANTASYON & TAKIM OLABİLME

Oryantasyon deyince akla ilk, insan kaynakları departmanı görevlerinden biri geliyor olabilir. Biz bu yazımızda, insan kaynakları departmanının gerçekleştirdiği oryantasyon (uyum) sürecinden değil; işe, takıma yeni giren birinin takıma uyum sağlayabilmesi için bir yöneticiye düşen görevlerinden bahsediyor olacağız.

Oryantasyon, işe alım sürecinin bir parçasıdır ve önceden planlanması gereken bir alt süreçtir. Takıma yeni biri geldiğinde, kişinin hangi işi kiminle yapacağı düşünülmeden önce kişiye hangi tanıtımları kim, ne zaman, nasıl vereceği planlanmalıdır. İnsan kaynaklarının yapacağı oryantasyon süreci; genel şirket tanıtımı, haklar, kurallar ve kişiye insanlarla tanıştırma gibi sorumluluklarla sınırlı kalırken; kişinin yöneticisine düşen çok daha fazla sorumluluklar vardır. Bir yöneticinin oryantasyon sürecini iyi organize etmesi ve iyi yönetmesi beklenirken, baş rolde kendisinin alması çok iyi sonuçlar getirir. Oryantasyon sürecinde takımdaki farklı kişilere farklı ama doğru görevler de vermek, takım ruhunu ve birlikteliği artırıcı etkenlerdendir.

Samimi bir “Hoş geldin!”

Adayla görüşmeniz olumlu sonuçlandı ve işe başlama günü geldi çattı. Artık ekibinizde bir çalışanınız daha var. O gün muhakkak ofiste olun ve kişiyi içten bir “Hoş Geldin” ile karşılayın. Böbürlenmeyen samimi bir karşılama, kişinin daha ilk günden size ve şirketinize ısınmasını; ilk gününü daha az tedirgin geçirmesini sağlayacaktır. Ertesi gün, sakın değişmeyin, aynı sıcaklığı sürdürün ve ekibinizdeki diğer arkadaşlarınızdan da bunu rica edin. Saygı ve sevgi beklemenin ilk kuralı; saygı ve sevgi göstermektir.

Eğer ekibinizde birden fazla kişi var ise, hemen bir ekip toplantısı düzenleyin. Herkesin kendisini tanıtmasını isteyin ve siz de kendinizi tekrar tanıtın. Varsa aileniz ve çocuklarınızdan da bahsetmeyi unutmayın.  Yeni gelen kişinin de diğer kişilere kendisinden bahsetmesini rica edin. İyi bir şirket, birbirini iyi tanıyan ve kendi içinde uyumlu çalışan ekiplerden oluşur.

Şirketin Tarihçesi ve Vizyonu

Bir yönetici olarak, yeni çalışanınıza ilk olarak vermeniz gereken bilgi, şirketin tarihçesi olsun. Kişi, işe girerken kulaktan dolma bilgiler almış olacaktır ama bunu yöneticisinden duymak daha farklı bir algı yaratır. Bir yöneticinin şirket tarihçesini ve şirketin kuruluş amacını, vizyonunu anlatması çalışanlar için daha etkilidir. Çalıştığı şirketin vizyonunu bilen ve aynı hedefe koşan çalışanlarla başarı kaçınılmazdır. Bu sebeple, çalıştığı departmanda yapacağı işlerden önce, şirketçe nereye koşulduğunu bilmek, yapılacak işin yapılma sebebini daha iyi kavrama şansı verir insana. Hatta o hedefin bir parçası olarak kendini gören kişi, ortak amaca yönelik yeni alt hedefler oluşturulmasına da katkı sağlar.

Vizyonu bilen ve daha ilk günlerden hisseden kişilerin şirketlerine olan aidiyetliğinin daha fazla olacağını unutmayın ve ilk olarak şirketinizi detaylı tanıtarak ne için orada olduğunuzu anlatın.

Organizasyon Şeması

Şirketlerde organizasyon şemaları oluşturulur ve sadece değiştikçe yayınlanır. Sonrasında dijital ya da kağıt ortamda birileri ihtiyaç duyduğunda bakılması beklenir. Organizasyon şeması bir kağıt parçası değildir, gerçeği yansıtmıyorsa ve ekibe iyi anlatılamıyorsa yapılmış olmasındansa hiç yapılmamış olması daha faydalı dahi olabilir.

Ekibinize şirketinizin vizyonunu anlatır anlatmaz, ilk olarak şirketin genel organizasyon şemasını anlatın. Çoğu ekip yöneticisi sadece kendi departmanındaki organizasyonundan bahseder. Organizasyon şemaları en tepeden, en alt seviyeye kadar iletişim içinde olunacak kişi isim ve departmanlarını da içerecek şekilde yeni kişiye iyi aktarılmalıdır. Kişi böylelikle, şirketini başta daha iyi tanıma ve kişiler hakkında önceden daha çok bilgi sahibi olma fırsatı yakalayacaktır. Hangi işi kiminle yapacağını başta biliyor olması; çalışana daha fazla aidiyet ve güven sağlayacaktır.

Organizasyon şemasını çalışanın eline basıp vermeyin, tahtada ya da kağıtta, vurgu yapmak istediğiniz bölüm ve isimleriyle anlatın, yazın veya not etmesini isteyin. Oryantasyonun bir parçasının organizasyon şemasının anlatılması gereken bir madde olduğunu unutmayın ve o an başka bir işiniz olsa dahi bu anlatıyı siz yapın, bu işi başka bir kişiye delege etmeyin.

Görev ve Sorumluluklar

İş görüşmesi sırasında görev ve sorumluluklardan bahsetmişsinizdir. Eğer yazılı olarak varsa ve insan kaynakları departmanı vermemişse, çalışana görev ve sorumluluklarını verin. Yazılı olarak yoksa tekrar anlatın. Ekipçe yapmak istediklerinizden, hedeflerinizden ve beklentilerinizden bahsedin.

İş Aktarımı

Ne kadar tecrübeli olursa olsun, bir kişinin her işte “yeni” olduğunu unutmayın. Yaptığınız işleri örnekleriyle aktarın. Kalabalık bir ekip iseniz, bu aktarım sırasında ekibinizdeki diğer kişilere de görev atayın. Her ekip üyesine aktarım için bir görev verin ve daha sonra aktarımların değerlendirilmesini talep edin. İş aktarımı ne kadar çok paylaşımlı olursa, departman hedeflerine de daha çabuk ulaşılacağını unutmayın.

Genelde yeni gelene hemen iş aktarımı yapılmaya başlanır. Lütfen bunu sonraya bırakın. Vizyonu henüz anlatamadıysanız, verdiğiniz eğitimler ne olursa olsun bireysel amaç olarak kalacak ve başarı gerçek şekilde hissederek yaşanmayacaktır.

Değerlendirme

Yeni takım arkadaşınızla birebir değerlendirme görüşmeleri yapın. İlk gün sonu; bir hafta sonrası, iki hafta sonrası izlenimlerini değerlendirmesini isteyin. Memnuniyetinizi ve iyleşme noktalarını paylaşmaya başlayın. Ekibinizi ve sizleri değerlendirmesini de isteyin ki dışarıdan nasıl göründüğünüzü öğrenme şansı yakalayın. Böylelikle belki sizin de kendinizde ve ekibinizde iyileştirilebilecek bir şeyleri görme imkânınız olacaktır. Sürekli iletişim halinde ve açık olmak, olası problemlerin önüne geçilmesini sağlayacaktır.

Eğer şirketinizde insan kaynakları departmanı var ise, insan kaynaklarının da kişiden değerlendirme yapmasını talep edin. Objektif dinleyebilme, çoğu zaman objektif görebilmeyi sağlar.

Sinerjiyi Sürdürün

Sinerji demek; “bir işi yapmak ve sonuçlandırmak için varılan ortak istek, güç” demektir. Aynı amaca koşabilmek için TOPLANIN! Toplantı yapmak, amaçları konuşmak ve birbirinden haberdar etmek demektir. Bireysel görüşmeler elbette yapılmalı ama ekipçe yapılan toplantıların sinerjiyi artırdığını; ekibe olan inancın güçlendiğini ve aidiatlığı artırdığını unutmayın. Toplanmak demek illaki bir masa başında olması gerekmez. Ekipçe hep birlikte kahvaltı yapın, birlikte yemek yiyin, birlikte gezin. Bu toplantıları mutlaka ekipçe yapın ve şirketiniz için yaptıklarınız ve yapacaklarınız hakkında birbirinizi bu toplantılar sırasında bilgilendirmeyi devam etmeyi unutmayın.

 

İyi bir takım olabilmenin birincil kuralı, gerçekten iyi bir oryantasyon sürecinden başlar. İyi bir yönetici iseniz oryantasyonu es geçmeyin. Yönetici değilseniz; iyi yöneticiniz var ise fakat henüz size oryantasyon yapılmadıysa yöneticinizi yargılamayın. Oryantasyon yapmanın önemini bilmiyor ve daha önce böyle bir süreçte bulunmamış olabilir. Bilgi her zaman değerlidir ve her kademeden insanda bilgiler paylaşılmalıdır. Yöneticinize oryantasyon sürecinin önemini aktarın ve takıma yeni biri gireceği zaman oryantasyon yapılmasına katkı sağlayın. Hatta sadece yöneticinize değil, varsa insan kaynakları departmanına da belirtin ki yöneticilerin görev ve sorumlulukları arasına yerleştirilsin bu süreç. Göreceksiniz ki her bir oryantasyon sonrası, ekibiniz daha keyifli ve daha güzel işler çıkaracaktır.

Aynı vizyonda ilerleyen, başarılı takımlar dileğiyle…

Projectslife.com